В современном бизнесе, особенно в условиях нестабильной экономики, каждая организация должна уделять повышенное внимание критериям должной осмотрительности при проведении любых сделок с контрагентами. Этот аспект становится особенно актуальным, когда речь идет о взаимодействии с небольшими и менее известными компаниями. Если вы работаете с крупными игроками рынка, такими как Северсталь или Сбербанк, риски значительно снижаются. Однако что делать, если ваша деятельность связана с десятками или даже сотнями мелких контрагентов? Как оценить их надежность и избежать неприятных последствий?
☝️ Риски работы с малознакомыми контрагентами
Работа с небольшими компаниями может быть связана с определенными рисками. Не всегда можно предугадать, что будет с ними через несколько лет. Например, они могут закрыться, оставить долги и не уплатить НДС. Это может привести к тому, что выгодоприобретателем ФНС станет ваша организация, что может повлечь за собой серьезные финансовые последствия.
🤷♂️ Реальный случай из практики
Не так давно один из наших клиентов столкнулся с неприятной ситуацией. Он регулярно закупал строительные материалы у небольшой базы, которая в итоге закрылась. Как выяснилось, база не оплатила большую часть зависшего на ней НДС. За два года работы накопилась значительная сумма, и налоговые органы начали считать нашего клиента выгодоприобретателем. Доказать свою правоту оказалось крайне сложно. Этот случай подчеркивает важность тщательной проверки контрагентов и их финансовой устойчивости.
☝️ Регламент должной осмотрительности контрагентов. Зачем нужен регламент?
Рекомендуем сформировать в вашей компании Регламент Должной Осмотрительности Контрагентов. Это поможет не только снизить риски, но и упростить процесс проверки контрагентов. Регламент должен быть понятным и доступным для всех сотрудников, включая службы безопасности, финансовые отделы, юристов и бухгалтеров.
🔥 Основные положения регламента
Данный регламент разрабатывается с учетом рекомендаций и положений, которые были изложены в Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 “Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды”. Также важно учитывать общедоступные критерии оценки рисков, утвержденные Приказом ФНС РФ от 30.05.2007 № ММ-3-06/333, а также письма ФНС и Минфина.
🤷♂️ Как регламент помогает в работе?
Регламент Должной Осмотрительности Контрагентов поможет вашей организации снизить претензии со стороны налоговых органов, если возникнут разрывы в цепочке по АСК НДС-2. Он подтвердит, что ваша организация выполняла необходимые мероприятия по проверке контрагентов и оптимизирует часть налоговых рисков.
💡 Упрощение ответов на запросы
Кроме того, наличие такого регламента упростит ответы на требования по встречным проверкам согласно ст. 93.1 НК РФ. Это поможет избежать недоразумений и упростит взаимодействие с налоговыми органами.
👉 Документы для проверки контрагентов
👉 Фактически по каждому новому контрагенту следует формировать папку с документами, которые помогут подтвердить их надежность. Важно собрать следующие материалы:
- Анкета контрагента — содержит основную информацию о компании.
- Протокол выезда в офис контрагента — желательно с фотографиями.
- Выписка из информационной базы — например, из Контур-Фокус или Коммерсант.
- Заверенные скриншоты из разделов «Проверь себя и контрагента» на сайте nalog.ru.
- Рекомендательное письмо от банка, обслуживающего контрагента.
- Копии учредительных документов контрагента.
- Буклеты и распечатка сайта компании-контрагента.
- Аналитический отчет по контрагенту.
- Заключение по контрагенту — рекомендации по сотрудничеству.
- Приказ о создании комиссии по рассмотрению новых контрагентов.
- Протокол заседания комиссии.
- Подтверждение реальности сделок.
👉 Выполнение этих действий не гарантирует полное отсутствие угрозы вычетов на 100%, но ваша позиция будет значительно более устойчивой как в налоговой на комиссии, так и в ходе проверки или в суде. Главное — суметь подтвердить реальность каждой сделки, совершенной с этим контрагентом.
💡 Заключение: Принципы честного ведения бизнеса
Должная осмотрительность — это не просто формальность, а важный инструмент для защиты вашего бизнеса от налоговых рисков и недоразумений с контролирующими органами. Честное ведение бизнеса требует от нас постоянного внимания к деталям и готовности к проверкам.
Важно помнить, что каждый шаг по проверке контрагентов — это шаг к минимизации рисков и укреплению репутации вашей компании. Используйте регламент Должной Осмотрительности Контрагентов как руководство к действию и обеспечьте безопасность своих сделок.